作者/杨鄂湘 长沙市雅礼中学）

　　摘要：现如今社会信息技术正在快速的发展与进步，随着人们生活水平不断提高，信息化技术的应用范围也越发广泛。使用信息技术让人们的生活水平随之改善与加强。对于高中来说，干部档案管理工作非常重要，很多干部的未来晋升都需要将干部档案作为依据与参考。因此，无论是档案管理工作人员还是整个高中的管理层，都需要重视档案管理工作。本文主要针对于现代化技术在高中档案管理现代化建设过程中的实际应用进行分析，希望可以起到参考的作用。

　　关键词：高中；档案；现代化；

　　进入21世纪之后，信息技术已经成为人们生存发展过程中的一项关键部分，人们在这一过程中开始使用信息技术来完成各项工作，并且积极使用信息技术发展我国的经济。对于高中学校干部来说，他们的档案管理工作非常重要，这其中不仅记录了工作升迁的人事信息，同时也记录了一些教学记录，因此具有较高的保密需求。使用信息化技术开展高中档案管理工作，可以更好的提升档案管理工作水平，实现进一步的优化与提升。

　　一、传统高中档案管理模式的弊端

　　（一）档案管理工作任务较为繁重，工作效率不高

　　对于高中来说，每年都会有不同的人事变动，如某教师在教学的过程中负责不同班级的班主任职责。同时，相比较于其他的教学阶段，高中教学任务最为繁重，对教师的调动也属于很常见的一种行为。因此，在高中档案管理的过程中，每一名教师的档案当中都将会记录非常多的内容，并且这种内容的记录与更改将会较为频繁。传统档案管理模式为了保证档案的安全性与全面性，经常会选择繁琐的工作步骤来进行不断的验证。但是现如今高中档案管理工作主要交给一些年纪较大的教职工负责，很容易在繁琐的工作任务当中出现弊端与问题。尤其是在查找信息与整理信息的过程中，传统档案管理工作难以发挥出应有的优势和作用，并且对于工作人员的要求较高，一旦工作水平较差，将会导致档案管理工作举步维艰[1]。

　　（二）传统档案管理工作安全性不高

　　传统档案管理工作由于使用了纸质档案，所有的信息录入都需要工作人员手动进行记录，而由于每年的干部人事工作都会发生变化，因此录入的频率以及录入的信息量都比较高。同时，这种传统的手动档案录入方式，也缺乏一定的安全性与保密性，即便是通过计算机技术的帮助与引导，也只能够起到档案检索的作用，无法代替人力进行录入。再加上很多高中档案管理工作人员年龄较大，对于计算机技术的掌握不够全面，理论知识水平不够强，很容易出现各种差错与问题。这就导致在传统档案管理模式下，安全保障机制不够完善，再加上工作人员数量较多，很有可能导致人事升迁的各种信息被泄露。一旦泄露，不仅会导致高中干部的管理遭受影响，同时也可能会导致干部失去隐私[2]。

　　（三）传统档案管理模式信息查找较为困难

　　相对于传统的高中档案管理方式来说，由于在实际管理的过程中并未引进全面的智能化技术，各种技术的操作与使用也较为困难，对于教师职工的信息精确检索更是难以达成。再加上高中教学任务繁重，干部人事变动速度较快、频率较高，因此高中档案的数量也比较多。对于一些较为著名的重点高中，纸质档案信息更是数不胜数，这已经超过了人力可以进行管理的极限。尤其是在工作当中，如果需要查找一项数据与内容，很多时候需要较长的时间进行收集整理，而且有可能产生遗漏。虽然一些高中使用了纸质档案与计算机管理结合的方式，通过纸质档案的按点排放，从而在计算机当中精确检索。但是这种方式只能模糊定位档案的位置，但是并不能对档案当中的信息进行检索，尤其是很多时候信息索引条件不足，工作人员将无法在短时间内找到自己所需要的信息内容。

　　二、智能化档案管理的优势

　　相比较于传统档案来说，智能化档案管理工作可以从根本上解决大部分的问题与障碍，不仅工作效率较高，同时工作消耗的人力也将会直线下降。例如，在查找各种档案与信息的过程中，工作人员无需使用手动的方式进行信息查询。具体来说，使用智能化档案管理工作的优势在于以下几方面[3]。

　　（一）智能化档案管理省时省力

　　使用智能化的方式进行档案管理，相比较于传统档案管理方式来说有着一定的区别与不同，只需要录入一次数据，就能够重复利用。同时，在这一过程中还可以将不同的数据进行共享交流，保证档案管理工作效率。除此之外，智能化档案管理工作还可以用于打印各种报表等，使用起来简单方便，即便是年纪较大的工作人员，在经过短暂的培训与学习之后，也能够掌握合理的使用方式。智能化档案管理技术的优势还在于可以对档案内容进行总结与统计处理，例如将教师干部的档案进行总结分析，最终得出个人履历，这种工作模式极大的方便了档案使用人员，只需要随时提取数据，就可以充分利用档案。智能化档案的使用也让档案管理工作轻松方便，档案已经不再需要传统的档案室进行管理，只需要云盘或者硬盘即可完成管理，这节约了档案管理工作的占地空间以及日常维护工作时间。

　　（二）智能化档案查询更加方便快捷

　　在使用了智能化技术之后，档案查询工作将会更加简单方便，工作人员通过使用电脑等智能化设备，可以随时访问档案存储云盘或者硬盘。再搭配一些对应的检索软件，就可以快速在大量的档案当中寻找自己所需要的内容。除此之外，智能化档案的录入需要将整篇档案的内容全部录入，录入之后，整篇档案的所有内容都将会记录在计算机上，使用人员对档案的收集与检索可以更加简单方便，还可以直接通过档案内容来进行查找。随着计算机技术的加强与改进，检索工作也随之有了更好的发展，现如今已经演变出模糊检索模式，这种检索方式可以对一些模糊音、模糊字进行检索，即便检索人员检索的内容仅为模糊内容，也可以起到准确并且清晰的检索效果[4]。

　　（三）智能化档案查询借阅更加方便

　　传统档案在管理的过程，大量的档案内容存储在一起，并且存储的单位一般来说都以学期、年为单位，因此每一单位的档案数量非常多。再加上没有智能化档案管理方式的帮助，档案使用人员想要精确查找自己所需要的档案内容，只能够手动进行翻阅。这种方式不仅工作效率不高，同时也容易出现遗漏。在使用了智能化技术之后，所有档案的存储与管理将会在云盘或者硬盘当中进行。工作人员可以选择按照人为单位进行检索，也可以按照时间为单位进行检索。这样一来，不仅操作更加方便快捷，同时工作效率也将会有所提升与改进。总的来说，智能化档案管理方式可以帮助高中智能档案检索工作有所改进与加强，属于一种合理的档案管理模式。

　　三、高中档案管理信息技术应用策略

　　在近些年来发展的过程中，网络技术快速发展，涌现出了非常多的技术种类，例如数字技术、大数据技术等。这些技术的发展帮助各行各业都有所改进与提升，同时对于高中档案管理工作来说，也属于一次不可多得的优化机会。在新形势发展过程中，高中档案管理人员如何在发展过程中摆脱以往发展带来的限制与影响，形成一个信息全面、资源共享、服务高效的现代化档案管理模式，已经成为档案管理工作的重点内容。具体来说，在高中档案管理过程中，信息化技术的应用方向主要有以下几点内容[5]。

　　（一）加强信息设备硬件资金投入

　　在实际我国档案管理信息化技术发展过程中，必须要建设出专业的信息化档案管理系统，并且重视相关设备是否完善。高中学校在实际工作的过程中，也需要积极加强这方面的投入与付出，为开展档案管理信息化工作打下良好的基础与帮助。在档案信息化设备更新换代的过程中，需要注意现如今使用的档案设备是否适合档案管理工作，以及现如今档案设备存在的漏洞与问题。针对性进行改善与加强，在购置设备之后，还需要对相关工作人员开展紧急培训与教学，让工作人员可以掌握信息设备的使用方式，从而将档案管理工作积极转化。在这一过程中，专业的设备以及使用方式，将会成为高中档案资源管理工作的有效保障，并且可以进一步发挥出自身的优势和作用。由于档案管理工作对信息技术有着较高的需求，因此高中管理层在这一过程中需要积极重视并且关注，邀请一些专业的技术人员进行监督管控，保证信息化建设工作可以顺利落实与开展。

　　（二）建立具备专业素养的档案管理团队

　　随着高中档案管理工作的进一步发展与强化，现如今已经有越来越多的专业技术人才参与其中。作为档案管理工作人员，在这一过程中需要不断强化自身专业技能水平。可以说，现如今高中档案管理工作已经不再仅仅是简单的档案收发、整理、保管等工作，更多的时候需要使用专业的档案管理技能来对档案进行优化与管理，保证档案管理的专业性与技术性。对于档案管理工作来说，一个工作水平达标的档案管理工作人员需要具有档案管理能力、档案保护意识、档案敏锐度。简单来说，在工作的过程中，无论涉及到的是否属于档案信息，工作人员都需要具有管理的能力，并且具有对情报进行分析辨别的技术水平，重视每一份数据，从而开展档案管理工作[6]。

　　除了档案管理相关知识之外，高中档案管理工作人员也需要具有以下能力。例如，随着我国办公自动化工作的逐渐发展与进步，文档一体化水平正在逐渐提升，各类电子文件的产生、归档、收集、整理工作，都需要交给计算机来统一完成。而在这一过程中，现代化档案管理人员必须要具有熟练操作各种计算机设备的能力，同时掌握各种先进的智能设备。随着高中档案种类逐渐丰富与充盈，档案类别也将会不断的扩展，例如外文档案、影音档案等。对这些特殊的档案文献，进行管理的过程中也需要档案管理人员具有专业的外语知识以及影音技能水平，这对档案管理人员自身素质来说，属于一项较高的要求。可以说，一名专业的档案管理人员不仅拥有完善的技能水平，同时掌握终身学习的意识与能力。只有多方面措施共同开展与落实，才能够帮助我国高中档案管理工作真正走向数字化。

　　（三）构建科学完善的档案存储系统

　　虽然使用信息技术让高中档案管理工作更加方便快捷，但是随着时间的发展与推移，现如今高中档案管理工作也出现了不同的弊端与影响，那就是档案安全问题。很多信息化档案无法保证安全，很容易被破坏各类信息数据。而信息化网络环境下，由于开源网络模式，高中档案管理系统也容易遭受外界的入侵与影响，导致干部的档案信息被窃取。因此，信息化档案安全工作非常重要，一旦档案安全性无法保障，那么将会给学校带来各种损失与影响。在这样的状态下，必须要积极加强科学完善的档案信息存储系统构建工作，这具有重要的意义[7]。

　　首先，需要积极改善现有档案存储方式。现如今高中信息化档案存储方式主要有三种，分别是存储器与服务器直接连接，存储器植入网络、存储器自身存储。这三种方式有利有弊，在实际使用的过程中可以发现，现如今应用最多的还是存储器与服务器直接连接。例如，高中存储档案的过程中，选择在本地硬盘与云盘上分别保存，这样即便本地硬盘损坏，也可以在云端上重新下载；或者即便是云端数据丢失，也可以重新上传。除非两端数据同时丢失，否则高中档案难以损坏。但是这种档案管理方式的弊端在于云端以及本地硬盘必须要保证存储数据完全一致，一旦出现不同，就会导致今后的重复使用受到影响。同时，云端数据如果失窃，也会导致高中干部的隐私信息被泄露。而存储器单独存储的方式，虽然可以避免被网络技术所攻击窃取，但是存储器单独存储很容易由于存储器受损而导致存储数据丢失或者损坏，这也属于一种很常见的情况。对于高中档案来说，在实际存储的过程中，必须要做到针对档案的实际情况以及使用频率来选择存储方式，重视安全的同时也要重视档案使用的便利性。

　　结束语：

　　对于高中来说，档案管理工作属于一项长期工作内容，同时这一工作对于高中教学工作具有重要的意义。想要在未来实现高中档案信息化，仅依靠档案管理人员的个人努力难以达成，必须要高中所有的教职工以及领导干部积极努力，配合档案工作。同时学校方面也需要积极重视信息化档案管理工作，积极购置更多的信息化档案管理设备，为各级领导干部以及广大师生提供全面的档案服务。

　　参考文献：

　　[1]张晓. 数字档案在高中学校档案管理中的运用价值分析[J]. 知识文库,2022,(13):193-195.

　　[2]马君君. 大数据背景下高中档案管理研究[J]. 兰台世界,2022,(S1):52-54.

　　[3]冯裕真. 谈高中档案管理工作有效实施[J]. 黑龙江档案,2022,(02):32-34.

　　[4]王纪伟. 高中学籍档案管理现状与改进建议[J]. 教书育人,2022,(08):37-38.

　　[5]李爱霞. 高中学校档案管理工作伴随的问题及改进策略初探[J]. 国际公关,2021,(11):83-84.

　　[6]程蕾. 普通高中学籍档案管理存在的问题与对策[J]. 新课程,2021,(23):238.

　　[7]黄小玫. 高中学校档案管理工作存在的问题及对策[J]. 科学咨询(教育科研),2020,(12):145.

（一审：熊泊宇 二审：邓望军 三审：文杰）