档案数字化的原则

档案数字化要以档案利用为导向，以优化为原则，有步骤地进行,要符合实际，符合现代管理理念，不可片面追求速度而忽略质量，造成浪费。

档案数字化的科学性原则指在进行数字化时遵循档案信息的形成、保管、利用的客观规律，使档案信息数字化工程真正服务于社会，发挥其信息资源的作用，要求从档案信息的收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈的整个过程，都必须保证真实、准确、可靠,数字化的方法和手段要注意科学性。

针对馆(室)藏档案有重复利用和紧急利用两种方式,急用、常用档案应优先进行数字化，坚持“现用现扫,常用先扫，已用定扫”的快捷服务方式。社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。档案业务部门应注重多年档案利用的情况统计，把利用频繁的档案进行综合分析，科学地确定优先进行档案数字化的范围。许多档案信息具有实效性,过了一定期限后其价值就会降低，甚至丧失，因此在进行档案数字化时要用发展的眼光看待，争取在档案信息价值的升值前期完成。档案数字化加工与数字化档案利用同步实现，是充分利用计算机网络技术，更好、更快地实现档案数字化的最佳途径。

档案数字化的规范性原则指档案数字化后的文件格式符合国家档案局颁布的档案电子文档标准,具有较好的通用性,能够通过计算机网络检索提供给利用者。数字化后的档案信息内容要与原纸质档案信息完全一致。如果解决了数字档案的法律凭证作用问题，利用者在计算机网络上利用的数字化档案信息相当于在档案馆实地查阅原始档案实体,对于有些特殊的电子文件能以原始形成格式进行还原显示，例如照片、图纸等。

档案数字化的途径一般有两种：一是通过归档接收电子文件；二是馆(室)藏传统载体档案数字化。馆(室)藏传统载体档案数字化的方式一般是通过计算机录入和扫描两种方式进行的，与传统的档案信息相比,这些数字化档案信息，因为依托于计算机存储技术、网络技术，所以具有明显的不稳定性，数字化信息的内容和位置易发生变化。因此,在档案数字化过程中，要做到以下几点，以保证安全性原则：

(1)通过录入或扫描方式得到的数字化档案信息，要确保档案原件的安全；

(2)在处理和存储数字化档案信息时，要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合；

(3)遵循原始档案的保密性，确保涉密档案的信息不被未授权者浏览；

(4)利用先进的计算机安全技术，如防火墙、实时杀毒软件以及存储设备等，保证已经数字化的档案信息的安全。

档案数字化的共享性原则是由档案信息的利用率决定的，因为档案信息是来自社会的宝贵财富，数字化的档案信息利用得越广泛，其作为资源的作用就发挥得越充分。因此，要建立完备的档案数字化保障体系和高效的信息流通、传递和利用体系，通过有效的分析和管理，及时准确地把利用率高且具有较大社会效益和经济效益的档案信息最大限度地进行利用。