(1)没有标题、标题不规范

文件没有标题或者标题不规范的，应该按照“责任者 +事由 +文种”结构部分或全部自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。比如“关于加强汛期档案安全保管的紧急通知”应该拟写为“[xx档案局] 关于加强汛期档案安全保管的紧急通知”。

(2)标题不能反映文件主要内容

这类问题主要集中在人事任免通知、会议记录和通报等文件材料的题名中。对于标题不能反映文件主要内容的，应该部分或全部自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”，以便于之后的检索使用。

在包含多人的人事任免中，标题如果只出现其中一人，应全部或部分拟写题名。比如，“xx局关于xxx等3位同志职务任免的通知”就应该拟写为“xx局关于xxx[xxx、xxx]等3位同志职务任免的通知”。

会议记录标题不包含会议主要内容的，也应部分或全部拟写题名。比如，“会议记录”应拟写为“会议记录[研究档案库房安全设施改造方案]"。

通报不包含通报主要内容的，同样应部分或全部拟写题名。比如“xx市档案局通报”就应该拟写为“xx市档案局[关于市直机关档案管理情况的]通报”。

(3)存在副题名或并列题名

有的文件除了正题名以外，还有副题名或并列题名。副题名是指文件标题中破折号或冒号后面的部分，对正题名进行解释说明；并列题名一般指以其他语言文字书写的题名。一般来说，同时存在正题名、副题名的，填写时照实抄录即可。比如“强化目标管理，推动机关档案工作发展—xx同志在机关档案工作会议上的讲话”，在填写题名时应一并抄录。不过，如果正题名能够完整反映文件内容时，副题名也可以不抄录。而对于同时存在正题名、并列题名的，填写时应一并抄录，不能简略。

(4)来文与复文作为一件

来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。编制题名时除照实抄录复文标题外，还应增加“及请示”、“及函”字样，外加方括号“[ ]”。比如“xx局关于档案室建设规模的批复[及请示]”。

(5)附件独立性较强或单独作为一件

原则上，正文与附件为一件时，编制题名不需要考虑附件标题情况。不过，在特殊情况下，有些文件的附件独立性较强，或者附件是正文的重要补充和说明，如果在题名中只体现正文标题而不反映附件内容，可能造成漏检。比如在发布制度规定时，通知正文是实施意见，而附件则是具体的制度规定，在这种情况下，应该在正件标题后抄录附件标题，外加方括号“[ ]”。比如“关于进一步加强我市精神文明建设的决定[附件：市民公约]”。有多个附件的，附件之间用“；” 隔开，比如“关于发布 《数字档案室建设指南》的通知[附件 1：数字档案室建设指南；附件 2：重点问题解答]”。

附件单独作为一件的，填写题名时应在附件标题前抄录正文标题，外加方括号“[ ]”号，并注明“附件”字样。比如“[关于进一步加强我市精神文明建设的决定] 附件：市民公约”。有多个附件的，应一一在附件标题前抄录正文题名，外加方括号“[ ]”，并注明“附件1”、“附件2”等字样。比如“[关于发布《数字档案室建设指南》的通知] 附件1：数字档案室建设指南”。

(6)定稿、历次修改稿单独作为一件

定稿、历次修改稿分别作为一件时，在照实抄录文件标题外，还应注明稿本性质，比如定稿、第x次修改稿、x x领导修改稿等，外加方括号“[ ]”。如“xx局十三五档案事业发展规划[定稿]”。

(7)多次会议记录组成一件时，题名格式为：责任者+起止时间+会议记录名称，外加方括号“[ ]”。如：“[xx局2014年1至4月局长办公会议记录]”。

(8)多人的介绍信 (存根)组成一件时，题名格式为：责任者+起止时间+介绍信 (存根)名称，外加方括号“[ ]”。如：“[xx局2014年干部调入介绍信]”。