上个月，组织架构调整，我们小A组，加入到大B组中。

有位大B组的同学，向我吐槽：我周会的时间太长了，一不小心就东扯西扯两三个小时，你们交互同学思维清晰，希望来了可以整顿这个风气！

图片来源：sooogif

我当时的第一反应是：遇到问题，应首先想想自己怎么应对呀。而不是希望别人去改变。更何况我也没那么大权力呀。

但我后来又想：

虽然我刚来，主动提要压缩会议时间不合适。

但开会时间长，确实是我自己也很抵触的一个现象。

那如果我不想被冗长的会议影响，该咋办？

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于是我先在我们自己小A组内，尝试能提高周会效率的方法——我让每个人提报周会内容时，都在后面写上分享时长，最后由主持人统计预估的总会议时长。

可别看这个举动小，好处可多着呢：

1.植入“限时”概念

同学们自己写时长时，心里就有点数，写10分钟就不能洋洋洒洒讲30分钟，先有个“限时”的心理暗示。

2.推动提前准备

既然都写上时间了，那么就会有同学担心“我能不能在10分钟之内讲完？我要不要先自己试试？”这样可以反向促使同学提前准备内容，提高分享效率，避免会上说很多废话耽误大家时间。

3.会议时长有预期

当发主持人现有同学快超时 or 废话多起来时，需要依据时长适当控场，让“限时”这件事儿有效落地。

会议时间控制得越来越准后，大家开会前就能对会议总时长有个明确预期，知道今天是1小时开完，还是要开一下午。这样可以更合理地安排手头的事情，也会逐渐对会议时长的准确度更加信任。

当同学们越来越依赖时间的准确度时，每个同学对自己分享时间的限时，也会越来越重视。

由此，形成一个正向循环。

第一次周会，预计时间写的是1.5h。最后实际会议时间，居然真的是14:00-15:30~！出乎意料的准！！！

会议结束后，立即获得领导的表扬：你们的周会时间控制得非常好，内容也非常的干，不错不错！

惊喜的是，会后领导立马居然在群里说，此后的大B组的周会，也都沿用我们的计时方式~！

过了几天，我惊喜地发现，他们领导之间开的管理月会，也增加同样的计时方式了。

也就是说，我的影响范围，不仅限于我所在的小A组，也影响到了大B组，甚至还影响到了其他部门。

真是意外之喜~！

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我觉得这件事儿，有好多点，值得我反思：

1.敢说，就有可能性

如果不是大B组同学，主动向我吐槽，我可能不会注意到这个问题。

我之前的观点是：不爽就自己改变啊，嫌会议时间太长，就锻炼自己开会时干其他事的能力啊，一个人怎么可能轻易改变一个组织呢？

但也许是她对我“整顿”的期望，动了我的一丝心弦，促使我往前思考了一步。

2.“行为”比“语言”有效，“主动改变”比“被动等着”有效

其实提高会议效率的方式有很多。

比如领导找我一对一时，问我有啥问题，我可以说“周会时间能不能短点？”这样不仅方式不合适，最主要是相当于把你在意的问题抛给别人，而自己不去解决。

这样的结果是，不仅给人留下“爱抱怨”的印象，还不能解决问题。

有效的办法是，我先改变，行动起来，直接让领导看到“高效开会”的结果有多好。这样不仅更柔和，也更有效！

我认为，这是一个通用的“影响他人”的方法，主动“行动”，比“说”有效太多。最重要的是，我关心的问题，我能解决掉，而不用靠等着别人去解决。主动性掌握在我自己手中。

3.好行动的影响范围，可能会超出预期

意外的是，领导把这个方法也用到了他们管理周会的场合。

这至少说明“开会时间太长”是个普遍痛点，针对“大家真的都痛”的问题，有效解决，不仅能造福大家，影响力就不知不觉地扩大了哈哈哈哈。

挖掘痛点，主动优化，也是设计师的看家本领，不是么~？

4.保留意见——掌握“应对冗长会议的方法”，终是王道

不是所有会议时间都能自主控制，所以还是要掌握应对长会的方法。

包括挑出一些适合在低效会议中做的事，以及培养自己在开会时做其他事的能力。

总的原则是：不用动脑，方便一心二用。

我目前总结，无聊会议时可以做的有：

• 简单的需求：做到一半、思路已经很明确的简单需求，可以趁着无聊的会议推进推进

• 事务性工作：填周报、整理照片、走查产品问题、记录体验问题等这些不需要深入思考的琐碎工作…

• 开阔眼界的工作：比如看前沿设计趋势、看养眼的设计作品……这些不用深入思考的工作也适合开会时大脑放空时做。

以上。

如果各位有什么缩短会议时间的小妙招、适合开会做的事情，请留言分享给我吧~！