工作越忙,越要高效!
大家好,我是吴海汆老师
2月给大成律所团队进行了一场
历时4个小时
主题为「文件管理」的线下培训
▲培训大合照▲
- 曾凡新律师团队简介 -
曾凡新律师团队是北京大成(深圳)律师事务所的专业劳动法团队
主要负责全面劳动关系管理领域“八大模块”
“72个子模块”的日常性问题咨询与场景性问题解决
曾凡新律师
北京大成(深圳)律师事务所高级合伙人
现担任中华全国律师协会劳动与社会保障法专业委员会委员
大成中国区劳动与人力资源专业委员会执行主任
广东省法学会社会法学研究会常务理事
广东省律师协会劳动与社会保障法律专业委员会副主任
深圳市法学会劳动法学研究会理事
深圳市劳动人事争议仲裁委员会兼职仲裁员
曾凡新带领团队成员致力于为
众多世界500强、上市公司、大中型企业
供案件代理、常年顾问
专项咨询服务,坚持“以客户为中心”
独创“一体两翼”领导力模型(项目为王 + 精益优化 + 协同有序)的作业方式
将管理与法律事务“融合”处理,运用“知识库 + 方法论”两大法宝
持续为高端客户提供及时、专业、精准、实效的法律解决方案
▲曾凡新律师团队▲
- 适用人群 -
中小企业负责人/高层:
人员离职无法高效完成交接,缺乏企业知识库
需要大量协作的团队:
没有找到小成本、高效率协同办公的团队
新媒体从业者:
有大量文档、图片、音频、视频需要系统化管理
追求高效工作学习者:
想要自我提升,翻倍提高效率
▲开讲现场▲
- 本文导航 -
第二章、管理体系
- 3步打造「工作流」的SOP体系 -
第三章、搜索体系
- 想到就能找到,找到就能用到 -
第四章、善用利器
- 我的坚果云是什么 -
第五章、两个文件夹
- 2步设置搞定所有文件夹 -
第六章、云端桌面
- 1次设置,电脑桌面文件永不丢失 -
第七章、分享链接
- 一键分享,解决20% 的关键问题 -
第八章、共享功能
- 低成本,实现团队协作蜕变式成长 -
第九章、移动办公
- 解放生产力,拥有随身行走的办公桌 -
▲培训内容目录▲
第一章、分类体系
- 3步搭建高效的文件分类体系 -
▲分类体系▲
「文件」是在电脑中,以实现某一种
功能而定义的一个单位
- 单个文件「内外一致」命名法 -
不同的人,命名不同
各自会根据个人爱好和认知来命名文件
出现信息不对等
找起来很困难,甚至找不到
- 单个文件夹「第一关键词」命名法 -
文件夹是为了有序对文件进行分类
用来组织管理文件的一种方式
文件管理经常会出现以下两种情况:
第一种是什么都不整理
第二种是整理的太好
不重叠,保持文件的「独立性」
文件与文件之间不会交叉
不遗漏,保持文件的「完整性」
文件拆分过程中相对详尽
- 文件体系:GTD分类方法 -
-收集文件-
-整体文件-
001 - 集中处理CPU
100 - 工作资料库GZZLK
200 - 学习资料库XXZLK
300 - 生活资料库SHZLK
400 - 兴趣资料库XQZLK
-组织归档-
500 - 存档归档CDGD
- 变,才是永远不变 -
混乱到有序,文件不是负担,而是宝藏
古希腊哲学家赫拉克利特说过一句话:
“人不能两次踏进同一条河流”
第二章、管理体系
- 3步打造「工作流」的SOP体系 -
▲管理体系▲
将某一项任务进行细化和量化
从流程上提高工作效率
按照「随手创建文件管理SOP」的
方式管理大量的文件
第二次再处理类似的事情,效率就非常高
直接Ctrl+C复制、Ctrl+V粘贴
把整个流程复制过来
- 打造三种类型文件夹的SOP体系 -
同一种行业分类
同一种文件体系
同一种文件编码
同一种文件命名
- 建立文件夹的管理闭环 -
文件管理的四象限法则:
第一象限:重要紧急,立即去做
第二象限:重要不紧急,有计划去做
第三象限:紧急不重要,交给别人去做
第四象限:不紧急不重要,尽量别做
- 打造可沉淀、可迭代的文件体系 -
- 当你的团队在急剧扩大
- 当你的业务在急剧增长
文件管理体系总控表的迭代周期:
一个季度或半年
第三章、搜索体系
- 想到就能找到,找到就能用到 -
▲搜索体系▲
完成沉淀,是为了从「无」到「有」
升级迭代,是从「好」到「更好」
- 文件管理的底层逻辑:搜索 -
「搜索」什么文件是随时根据你的需求
或者你脑海中闪过的内容变化而变化的
- 第三方软件的搜索体系 -
macOS系统:Spotlight、Alfred
Windows系统:搜索 Everything、Listary
- 坚果云的搜索体系 -
用一个「利器」,将分类体系
管理体系、搜索体系
三种体系融合在一起
一站式解决文件管理的问题
第四章、善用利器
- 我的坚果云是什么 -
▲善用利器▲
注册邮箱注意大小写
2个不用的账号
- @QQ.COM
- @qq.com
- 底层逻辑:依赖于文件路径 -
坚果云只认文件路径
修改某一个名称
就可以改变文件的同步的位置
注意「合并」问题
- 永远自动同步文件夹 -
一注册
自动创建一个「我的坚果云」的文件夹
区别于其他网盘
它会一直自动备份到云端
不用任何的设置
- 私人的档案馆 -
存放在「我的坚果云」里的
文件权限无法共享给别人
不能跟他人同步
「我的坚果云」文件夹一直在顶部
相当于一个天然的收集箱
不管你后面创建多少个新的文件夹
都是按照这个顺序往后排
第五章、两个文件夹
- 2步设置搞定所有文件夹 -
▲现场讨论不同文件夹的作用▲
- 文件夹1:我的坚果云 -
「我的坚果云」文件夹
只与自己有关,他能分享,但是不能共享
- 文件夹2:同步文件夹 -
个人同步文件夹和多人同步文件夹:
可以同步的文件夹
一个是自己跟自己同步
一个是自己跟别人同步
- 同步盘和网盘的区别 -
文件管理,我采用的方式坚果云+百度网盘:
- 坚果云:文件生产力工具
- 百度网盘:文件存储仓库
- 同步盘:一群人用一台电脑
- 网盘/存储盘:刀耕火种,单向传输
- 常用的3种功能:分享历史 -
分享历史:
可以浏览自己分享给别人的文件
可以查看、修改权限、取消分享
- 常用的3种功能:操作历史 -
操作历史:
可以查看你放在这里的所有文件
不管你是删除、重新命名、移动、复制等操作
- 常用的3种功能:回收站 -
回收站:
这个回收站比较特别
相当于正常文件夹框架的「镜子」
它会生成跟「我的坚果云」一模一样的文件体系
第六章、云端桌面
- 1次设置,电脑桌面文件永不丢失 -
▲云端桌面▲
云端桌面的创建依赖于坚果云的路径同步
路径相同即可合二为一
- Mac云端桌面的底层设计 -
Mac系统:
点击「坚果云」再点击「同步到个人空间」
自动生成Desktop文件夹,开始同步
- Windows云端桌面的底层设计 -
切换到Windows系统
自动创建「Desktop」文件夹
点击「Desktop」再点击「同步设置」
修改同步路径
- 跨系统跨电脑的云端桌面同步效果 -
Windows和Mac系统桌面合二为一
形成两个系统之间自由切换的场景
两台不同系统的电脑桌面就变成一个电脑桌面
以此类推,3台、5台、10台......
也是共用同一个电脑桌面
▲指导「云端桌面」设置▲
第七章、分享链接
- 一键分享,解决20% 的关键问题 -
▲分享链接▲
- 文件夹的「分享权限」功能 -
任何人:包括未注册用户,分享到「微信」
不用登陆坚果云账号可以打开下载
所有注册用户:已经注册了,有坚果云账号
指定用户:只有指定的某个用户才可以打开查看
- 文件夹的「过期时间」功能 -
设置了过期时间
当天00:00过期
怕不小心发出去给其他人
悄无声息避免尴尬
- 文件夹的「访问密码」功能 -
设置访问密码
点击确认之后
设置了密码
只有输入访问密码才能查阅文件夹/文件
- 文件夹的「禁止下载」功能 -
禁止下载:
它能解决什么问题呢
只能看,无法Download到本地
- 文件夹的「允许上传」功能 -
不用二次整理
按照自己搭建的文件系统
自动收集归类
通过这个「十」号上传
- 一条链接发送2G文件 -
传统的发送文件形式:跟对方要邮箱
找到一台电脑,上传附件,点击发送
- 一条链接汇集「合同版本」-
多次修改合同版本
发错了,不是最终版
无限期的撤回
开启后悔模式
第八章、共享功能
- 低成本,实现团队协作蜕变式成长 -
▲讨论团队协同办公中「云桥模式」的应用▲
- 团队协同办公的文件夹体系 -
Teamwork文件夹:
跟某一个人进行协作
将每一个人放入到这个文件夹里面
单独对每一个人的文件夹进行不同的权限设置
公司/团队文件夹:
对方公司或团队名称作为文件夹的名称
创建在主控面板
- 团队管理体系对应的6种权限 -
▲6种共享权限设置对比图▲
- 恢复团队误删文件的3种方式 -
快速筛选:
选择时间,精确到某一天,某一个时刻
撤销:
筛选之后,比如删除的操作
然后点击撤销,就可以恢复过来
回收站:
每一个文件夹在网页端的回收站
它会对应同样命名的方式的一个文件夹
- 团队的管理痕迹 -
最近更新:
主控制面板可以查阅团队成员的操作内容
可以查看最近的工作内容
第九章、移动办公
- 解放生产力,拥有随身行走的办公桌 -
▲移动办公▲
- 手机快速发送大文件 -
某个时刻接到某个电话
需要发送一个超过1GB的文件
点开手机App,创建分享链接,快速发给对方
- 所有文件流经同一个通道 -
手机端跟电脑桌面联通
通过Desktop文件夹
不管我们手机端、客户端、网页端
所有文件流经同一个通道,就是电脑桌面
一打开电脑,快速进入工作状态
- 飞行状态下的文件管理:离线收藏 -
离线收藏:
没有网络,飞行模式状态下,比如高铁或飞机
也可以查看文件夹或单个文件
- 快速定位想要的文件:书签 -
书签:
类似于电脑桌面的快捷方式
将文件夹或文件添加书签之后
可以在书签界面快捷访问
- 线下培训详情 -