文书档案整理工作的原则

档案整理工作的原则是机关、单位、档案馆在进行档案文件整理工作中应遵循的基本行为准则，其主要内容是：整理档案应当保持文件之间的历史联系，充分利用原有的档案整理基础分门别类，便于保管和利用。具体地讲，它包括以下三个方面的内容：

1.整理档案必须保持文件之间有机的历史联系档案文件之间的历史联系，是在文件的产生和处理过程中自然形成的内部相互关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。

(1)文件在来源方面的联系。文件在来源方面的联系是首要的联系。只有在保持文件来源方面联系的前提下，文件的时间、内容和形式等方面的联系，才能更深刻地反映机关工作活动的全貌。应该认识到，文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的，而形成文件的这些单位，构成了文件来源方面不可分割的历史联系。因此，档案整理工作必须保持文件来源方面的固有联系。否则，就会破坏文件体系的本来面貌和利用价值。

(2)文件在时间方面的联系。形成档案的机关或个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。整理这些文件时，就应该在保持来源联系的同时，保持文件之间的这种时间联系。

(3)文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。其形成者的特定活动，使文件之间在内容上有密切联系。在档案整理工作的程序中，文件内容方面的联系往往是最紧密的联系，但不能因此过分强调内容联系而忽视甚至破坏了文件来源和时间等方面的联系。如果把文件内容上的联系与文件来源、时间等方面的联系结合起来考虑，则其优越性最大。

(4)文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。文件的形式，包括它的内部形式和外部形式两方面，主要指文件的种类、名称、载体和记录方式等等。文件的形式也构成文件之间一定的联系，它标志着文件产生时的特定作用，在一定的程度上也反映了文件的来源、时间和文件内容及性质。因此，在需要的情况下，可以按文件形式方面的联系进行整理。

总之，保持文件之间的历史联系是充分实现档案作用的重要条件。一般地说，只有档案所反映的形成过程体现在某项社会活动的文件有机体系之中，特定的档案文件的功能才能显现出来。反之，则会损害档案文件的保存价值和实际作用。因此，保持文件之间的历史联系，应当成为整理档案的一条基本准则。对于保持文件之间的历史联系，应该辩证地去看待和处理。一方面应该根据文件情况，善于找出和保持文件之间最紧密的联系;另一方面，又要从档案整理工作的全过程出发，力求从档案的来源、内容、时间和形式等各方面，全面地保持其联系。要把握保持文件联系的客观限度，又要发挥主观能动性，从特定的整理对象出发，对整理方法进行优选，才能使文件之间的历史联系保持到最佳状态。

2.整理应当充分利用原有的整理基础

我国档案界惯称的所谓“利用原基础”整理档案，是多年来实践已经证明的一种比较切实有效的办法，它的含义和要求主要表现在以下三个方面。

(1)充分地重视和利用先前的整理基础，不要轻易打乱重整。对于已经整理而有规可循、有目可查的档案，应力求保持其原有的整理体系，或者不再重新整理，而通过完善检索工具等其他环节进行弥补，或者只作必要的部分加工整理。如果只根据一时的需要和某种管理要求，改变原来的整理体系，则会对档案造成一定的损毁。

(2)在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。对于必须进行一定的整理的档案，要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的，对其中可取的方法应该适当地吸收或保留。对先前整理不当以至明显错误的地方，也要经过仔细研究，掌握了有关情况之后，再加以改动和纠正。坚持充分利用原基础的原则，不仅体现了对前人劳动的尊重，而且也有利于提高档案整理工作的效率、保证档案整理的质量。它既是为实践所证明的一种比较切实的整理方法，亦是科学地组织整理工作的一条原则。

(3)整理后的档案必须便于保管和利用。便于保管和利用，是对档案整理工作提出的根本要求。在整理档案时，应当灵活地运用保持文件之间的历史联系的原则。但保持文件之间的联系不是整理档案的主要目的，便于保管和查找利用才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。因此，应从便于保管和利用的要求出发，选择恰当的整理方法。此外，为了实现这一根本性要求，还应综合考虑到文件的保管期限、机密性、载体类型、书写材料、数量方面的因素，以保证整理工作科学地进行。

总之，档案整理工作，必须按照上述原则来进行，而不能凭人们的主观想法去开展工作。只有按原则整理，才能把档案整理得比较科学和合理，才能使整理工作省力省时，收到较好的效果。反之，如果不注意分析和研究档案的客观实际情况，主观臆造一套整理方法，必然会分割档案文件之间的历史联系，使整理出来的档案不能清楚地反映历史活动的情况，需要说明的是，保持文件之间的历史联系与便于保管和利用，在一般情况下两者是一致的；但是，有时两者也不尽一致，必须在整理中加以考虑。另外，档案整理工作，只能给档案的提供利用创造一定的方便条件，打下一定的基础，不能解决“便于查找和利用”的一切问题；要解决这一问题，还需做其他一系列的工作。