原文作者：Benjamin Tsang

我们都有过这种经历：在读邮件的时候，希望收到的这封邮件能更短、更简洁，更有可操作。同样，我们可能也有这样的经历，邮件发出的当下就希望能立即撤回，因为邮件中漏掉了某个关键信息，或是邮件写得太绕，不够清晰。

但是，我们通常不会花时间思索如何才能提高写邮件的技巧，防止这类错误的发生。我之前在加拿大多伦多的儿童医院做过一年半的临床研究项目经理，还在多伦多大学做过五年的实验室管理者，我现在是多伦多大学的一年级博士生。我的工作经历教会了我一些很实用的邮件写作艺术，其中大部分都是我在和一个实验室的邮件往来中学到的，这个实验室有20多名学生和一名很忙的PI。以下6点是你能在写邮件时注意的地方。

1. 言简意赅

邮件没有字数限制，所以很容易夸夸其谈。这里不是让你只能发很短的邮件，一些信息确实需要更多时间和空间来解释。脑子里想着读邮件的人，问问自己，你希望他们看了邮件后主要能记住哪几点？我建议把需要特别关注的内容加粗或换一种颜色。这么做可以把读信人的注意力吸引到关键的信息上来。

2. 加入可操作的词汇

如果你想得到对方的帮助、解释或回复，这一点尤其重要。你可能遇到过发邮件前希望能得到对方回复，但却没有收到任何回音。如果我把实验计划用邮件发给导师，我会清晰说明我有哪些诉求。比如：

“请见附件的实验计划。希望您能对计划整体提出建议，并对计划第4页的表5给出具体意见。”

这样的邮件清晰地表达了你希望导师能审阅整个计划，并对特定部分给出详细反馈。

3. 适当时告知截止日期，并解释原因

我们都有过迟迟等不到回复的经历。为了避免双方对邮件的紧迫性出现认知差，一定要在邮件中说明你想得到回复的时间。例如：

“请见附件的实验计划。希望您能对计划整体提出建议，并对计划第4页的表5给出具体意见。提交实验计划的最后日期为11月25日，如果您能在11月20日前完成审阅，我就能在提交前做最后修改。”

这样做，你就给了收件人完成任务的明确时间节点。一定要对你的诉求给出合理的时间，具体可以根据任务的范围和复杂度来决定。

4. 后续跟进

有时候，收件人可能因为有太多事要处理，漏看了你的邮件，所以一定要再次联系他们。

“请见附件的实验计划。希望您能对计划整体提出建议，并对计划第4页的表5给出具体意见。提交实验计划的最后日期为11月25日，如果您能在11月20日前完成审阅，我就能在提交前做最后修改。

我会在3天后再与您联系，确保一切都很清楚，并看看有没有其他的需要。”

这样的话，即使你没有收到回复，也能在你要求对方回复的当天再发一封跟进邮件。大部分情况下，作为提醒的第二封邮件通常能获得回复。但要记住，提醒自己记得跟进也很重要，因为收件人可能依赖这第二封邮件来催促自己开始行动。你可以把这些日期添加到你的日程表中。

5. 把所有内容都放进一封邮件里

人们通常用邮件沟通正式或重要的信息。也就是说，如果你习惯连续发多封邮件进行补充，你的邮件就得不到重视。为了防止两分钟内连发三封邮件的事情发生，一个简单而有效的办法是在发送邮件前从头到尾好好读一遍。

如果你不确定你的邮件是不是写全了，你可以先存在草稿箱里，等到下班时头脑清晰的时候再看一遍。另一个好习惯是发送前在大脑里问问自己是否漏了什么。我有好几次就是通过这么简单的一步发现自己忘了一些很重要的信息。把所有附件都清晰标注并附在同一封邮件中也会得到收件人的感激。最后，记得适当写一下事由，尤其是在转发一连串邮件时，这能避免收件人不知道要看哪里，或是具体任务是什么。

6. 善用各种邮件功能

如果要添加附件，我就会打开弹出框，这样能提醒自己别忘了上传文件。其他功能还包括在点击“发送”后延迟10秒发送，让你有机会撤销。对于回复期限很急的邮件，可以给邮件设置“重要性高”，但这个功能最好等到真的重要时再用。有些人还会选择阅读回执功能，但对方可以自动关闭发送这类回执。

直到今天，邮件在很大程度上依然是一个用于正式交流的工具，其他更方便对话的信息平台包括Slack、Microsoft Teams或Google Chat。

我写邮件的技能是通过几千封邮件和许多漏发的附件总结而来的，这6点可以帮我节省时间，提高效率，避免表达不清。而我的PI也不再会用困惑的眼神看着我了。