会议方案是组织会议的“路线图”，也是会议“导演”的脚本，好的会议方案，对会议的组织起到事半功倍的作用。那如何是好的会议方案，我总结有三点要素：

       一是方案的完整。在所队、村镇层面，会议方案要求比较简单，多侧重于事件的流程，重在活动的地点、时间、事件的进展顺序、会议的要求等等。日常复杂的会议活动也为数不多，较为复杂的会议活动有上级来访和同级交流、党员大会等，这个时候会议方案的完整性就表现在会议衔接的连贯上，重点在每一个会议节点与下一步节点的过渡，成功的经验是将每个节点“加括号”注明责任人，在活动前协调会议中，卡实每个节点责任人的职责，这样每一个任务有分解，会议中有抓手。在处局级层面，发现方案的完整性是必要条件，也是基本功。这个层面，会议方案的完整性涵盖的内容较多。其中既包含会议背景、目标任务、主要要求，也包含了会议的基本要素：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、讲稿撰写、宣传报道、食宿行安全等安排、工作职责分工、名单报送等其他要求。在市级层面，方案的完整性主要表现在呈现内容的精简，往往需要准备两套方案，一套是与领导汇报的汇报方案稿，一套是自己留着组织会议的实施方案稿，把领导相关的内容精准呈现是汇报稿的关键，其中特别注意与会领导、会议发言、食宿安排等，可提前与领导汇报。

二是方案的精准性。比如会议名称，会议名称也就是会议的题目，如“某某支部全体党员大会暨民主评议活动”“全市安全生产暨冬季森林防火工作部署会”等，都有明确的指向，往往会议的名称需体现会议范围、性质、内容，不同的名称有着不同的性质，比如“现场会”是观摩性会议，侧重先进单位的现场学习展示；“协调会”侧总会议方案的研究讨论，会议要求的分解细化，会议结论的统一思想；“座谈会”侧重会议的内容，上下级提要求，平级交换意见，不同单位讨论合作等等内容是关键；“部署会”强调会议的要求，做好协调文章的重点；“见面会”侧重会议的见面形式、外宾的出席、会见的时间、与会人员等；组织生活会，侧重严肃、正规，保证会议的严肃性是必要条件，等等。比如会议的步骤，会议步骤包括会议的议程、程序、日程等。议程是会议议题的先后顺序，顺序的精准是关键。工作中曾遇到，一个会议多项议题，是集中部署在前还是集中讨论在前是不同的关键。比如一次协调会议，事前会议征求了意见，多个单位难以形成集中意见，征求意见稿难以统一，这样的协调会议，就是事项落实的关键。开会时，领导先在会上把需要讨论的事项集中宣讲，各家发表集中讨论，主要领导最终拍板发言，会后形成会议纪要，往往能统一意见。同样是一次协调会议，会前，承办单位将活动拟定方案连同通知下发，提前沟通征求意见进行修订，会中领导统一传达方案要求，与会领导发表问题观点，相关领导予以解答，最后主要领导提要求、提重点，往往能快速推进事项的落实。同样的协调会，因为情况的不同，会议的步骤流程就有区别，所以精准的会议步骤前提是对会议性质和准备工作的充分了解，不能“钢琴”“古琴”一样弹，不问结果。

比如座位的安排，以市级会议为例，座位的安排涉及到出席领导名单、与会人员名单等，最晚在会议的前一日，要确定所有与会人员，一般情况下按照主要领导在中，其他领导按照先级别再部门的顺序排序，从主要领导的左手边、右手边、左手边第二……这一顺序一次排列；领导的顺序，一般按照级别，实职在前，职级在后；同样职级，顺序一般为党办、府办、组织部、政法委、市直部门、区市、团体公司等。

党员会议，一般不安排中间位置，长条桌对面坐为多，主要领导、支部书记、其他委员坐一侧，余下党员补齐另外一侧即可。

工作中，遇到主席台偶数位的领导就坐，最中心位在中间靠右的位置，以此左右为2位和3位。

三是方案的预前性。比如会议确认阶段的方案，这其中需包含会议名称会议时间、会议地点、会议室预订、与会人员、会议议程、确定酒店、门禁申请。这其中会议室的预定和门禁申请都是重要环节。在会议室的预定前，要确认与会人员范围和与会人员的个数，既要确认会议室是否能够容纳人数就坐，也要考虑人员较少的情况下，大会议室是否显得太空，还要考虑与会人员的熟悉程度，例如第一次见面的与会人员往往桌子大一点，有一点距离感，可以更顺畅的沟通。确认会议室的人员个数也是重要一环，曾经工作遇到座椅不够的情况，工作人员安排了其他凳子作为替补，但凳子的款式不一，有的大、有的小，预前更换统一的凳子才能避免开会时候座椅不一的奇怪。门禁申请也是重要步骤，跟保卫部门介绍会议的召集人、会议规模、车辆情况，开放哪个入口，不必太细致放置会议内容的泄露，不能太笼统，导致门禁入口口令进入的失效。比如会议会议前期准备阶段，需包含会务人员分工、与会人员背景资料准备、酒店会场的预定、接送站的准备、会上办公用品的准备、礼品及回礼的安排等等。其中与会人员或公司的背景资料有时关系会议活动的关键。工作期间，一次与中央某协会的会谈交流中，因会议临时安排，会前没有与会人员的背景资料及公司背景资料相关部门一直没有反馈回来，会上讨论时，协会在介绍情况时，没有事前了解，在介绍情况阶段耗费了更多的时间，为吸取教训，无论会议安排的紧张与否，相关资料是否及时反馈，在第一时间通过各综渠道做好背景资料简介都至关重要。比如会议当天工作的方案，现场的签到表、网络的设置、茶水、茶杯的摆放、摄影记录、麦克音响、中场茶点、合影、会场整理都需要提前设置好方案，确定好靠谱的负责人，卡实责任，才能保证会议的基本流程顺畅有序。对于茶水的安排，也有学问，较长的会议，一般安排较大的茶杯，会前十分钟工作人员倒满热水，与会人员就坐后，茶叶刚好泡开，一般情况下，会议开始15分钟左右与会人员喝水较为多，这个时候水温刚好。现在的会议，一般与会人员自行续水，每两人中间会提供一处热水壶，供与会人员自行续水，而针对外宾及重要客人，可事前安排两套茶杯，会中安排直接更换第二组续满水的茶杯，可提升工作人员依次倒水的效率。