近几年数字技术应用被认为是一种转型力量,不仅仅源于数字化的深度应用,更是由于大家逐步认识到以模型为核心的数字技术综合应用,能够使组织发生根本性变革。
组织通过建立数字化的模型,重新定义组织的运行模式,开展基于模型的业务分析和改进,将带给客户全新的交互体验,甚至组织的核心竞争力都会发生实质性的改变。组织的数字化模型建立和应用一般会分为三个阶段。
初始阶段,组织会投入了大量的资源开展能力建设,对组织的流程进行梳理,开发和使用大量的软件应用。在这过程中可能已经尝试用模型描述组织的不同领域。例如有的组织通过企业架构开发和流程管理方法,建立了各项管理要素模型(如组织模型、制度模型、流程模型等),也建立了各种信息化应用模型(如软件模型、应用平台模型等)。但这些模型都不能完整的回答组织从现状(AS-IS)到未来(TO-BE)的演进路线,也就是说即无法准确描述组织为什么会成为现在这样,也不能描述组织未来会成为什么样子。此阶段组织的模型基本都是离散的、局部的,不能产生联动效应。
第二阶段,组织认识到局部的模型无法还原组织的复杂性,因此步入集成化建模和规范化管理阶段。此时组织会以流程为主线,贯穿组织的所有管理要素和信息化建设,把不同的管理要求、管理体系,以及信息化建设的应用、数据、技术进行协同性建模。以组织真实运行的流程的角度,融合所有管理要素和信息化建设,确保所有业务运行的一致性。在此阶段,组织的数字化管理水平已经提升到一个很高的程度,但从效果上看,往往对业务、应用、数据和技术的细节把握有余,组织整体的宏观逻辑稍显不足。
组织的数字化模型建立的第三阶段就是要达到基于模型的组织治理状态。组织需要建立从逻辑层的战略意图到业务真实运行场景、到物理层的资源配置的全过程模型表达(如图1所示)。通过数字化模型,将组织的顶层设计与真实运行环境建立起紧密的映射交互关系,甚至是数字孪生关系。在此阶段,组织的真实运行环境已经成为由软件和其它信息技术支持的数字化运行系统,包含组织、人员、流程、基础设施,以及数字化运行过程中产生的海量数据,通过数据不断完善和优化组织模型,实现组织从战略到执行的快速调整迭代。
图1 基于模型的组织建模思路
当前很多组织在模型化建设过程中都进行了大量的理论研究和实践探索,形成了大量的标准,在技术路线和应用方法上逐渐趋同。笔者将组织数字化模型建设也归纳为三个步骤。
第一步就是把组织运行的各类要素进行抽取和解构。首先抽取出来的是组织的实体要素,也就是组织中能够真实看到的要素。如设备、表单,厂房、产品、软件,也包括真实运行的流程。在组织实体要素基础上,再次提取组织虚体要素,也就是组织管理行为中蕴含的管理规则,如战略、需求、能力、约束、原则、测度等。
第二步就是根据组织的管理理念和运行逻辑,将组织实体要素和虚体要素进行结构化,其中最重要的工作就是赋予每个管理要素清晰的内涵和边界,建立各个要素之间的逻辑关系。例如制度是否要依据某类确定的流程进行设计,软件开发是否要先行开展流程定义等。
第三步也是最重要一步,就是依据确定的管理原则,对已经建立逻辑的组织实体要素和虚体要素进行重构,建立统一、规范、通过模型表达的体系。通过对组织数字化模型的建设,将模型的作用最大化,使模型成为数字世界和人类世界交互的语言。组织可以通过模型描述管理现状,可以通过模型快速达成共识,还能够通过模型对组织进行有效分析并持续治理。而计算机也可以识别模型、计算模型,将模型的仿真和推演结果展示给人类,从而使模型成为真实与数字世界交互运行的唯一通道。
组织数字模型的建立可以依据国际先进标准,TOG组织在2018年最新公布的TOGAF9.2版和Archimate3.0都对组织元素的抽取和逻辑的建立提供了规范性指引。图2为TOGAF9.2中的组织元模型,图3为Archimate3.0模型的基本语法。
图2 组织元模型(来源TOGAF9.2)
图3 Arichimate基本语法(来源Archimate3.0)
组织数字化建模应首先建立自己的元模型,在此基础上对组织要素进行提取,定义内涵和边界。以战略目标为例,我们可以依据图4左侧的元模型,将组织战略规划中的目标进行提取,建立图4右侧的具体的组织战略元素分析模型,体现战略目标与产出物之间的追溯关系。
图4 从元模型到具体模型
通过这种数字化建模方法,可以分析和复用大量知识资产,促进组织战略、业务和IT的对准。依据数字化模型管理组织,可以促进对复杂问题达成共识,并据此开展分析和治理。同时还能有效支持从宏观的战略表达到细节的流程、数据、信息的描述,建立层次分明的数字线索。
未来的数字化组织,对于战略的执行和落地,高层领导不再依靠口头传达和文件描述,而是能够实现基于已达成共识的模型资产进行要素及其关系的表达,并按照模型获取数据、分析判断并落实为行为;中层领导根据确定的运行准则和要求,开展基于模型的配置,对业务模型进行细化、分解和落实;具体执行者根据确定的模型要求,优化调整执行流程,改进数字化运行环境和工具,提高效率。
在此过程中还能够通过模型将具体业务执行的情况再次反馈到数字系统,数字系统将再次开展识别、计算、仿真和推演,为分析决策提供依据,指导新一轮的优化改进,组织的整体运行进入持续治理的通道,实现有效的加速和科学运行。
从系统工程的观点来看,未来基于模型的组织将从高层的变革意图或市场需求出发,进行从业务模型到流程的体系化设计,最终进行数字化实现和管理资源的部署。在运行过程中基于数字化环境,快速验证流程运行效果,不断迭代推动业务变革,最终带给客户更好的体验,这就是数字技术驱动组织管理变革的新模式。
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