文件资料越存越多，用的时候却找不到……你不是一个人。
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编者按：在数字化时代，存储文档、信息和笔记变得更加容易，但再次寻找这些文件有时却变得更加困难。在这篇文章中，作者介绍了储存文档和笔记的几个思路和技巧，帮助读者们节省时间，提高效率。本文来自编译。
杂乱无章的储存方法会让再次找到这些文档变得更加困难｜图片来自 Unsplash｜摄影 Mr Cup / Fabien Barral
你可能遇到过以下这种情况：你想开启一个项目，并且开始着手收集信息、资料等等。但是你并没有开始做这个项目，而是花费许多时间精力来存放这些收集的信息，你可能把它们存到某个笔记 APP 中，写在纸上，笔记本里，电脑里……这些信息有一些存放在 Downloads 里，另一些在 Notion 里，还有一些在 OneNote 里。
如此一来，每当你想要寻找信息时，就需要花更多的时间、耗费更多的经历，把每个角落从头到尾看一遍。在来回切换 APP 的过程中，你感到沮丧。
我也有过同样的经历。因此，我开始思考，要如何才能解决上述问题。
数字文档的归档
对数字文件正确归档，可以有效减少后期寻找这些材料、联系上下文理解这些材料时所需要的时间。要知道，每从笔记软件中切换一次，你的注意力就会被分散一点，而且频繁的切换可能会让你接触大量的、无用的信息。
我们所希望的，就是集中精力，花最少的时间精准地找到自己需要的信息。
两种数字分类法
基于大家对数字文档的不同习惯，我总结了两种人：
“旅行者”: 这些人在需要搜索文件和笔记时，会开始浏览文件夹的布局和各个章节。他们把所有的东西都分类到不同的文件夹和目录中，把所有的东西都存放在适当的地方。
“搜寻家”: 这些人不会把东西预先存放在合适的地方。当他们想要寻找东西时，就会直接使用搜索功能。
不过对大多数人而言，可能既有归类的习惯，也有搜索的习惯。这两种习惯难分好坏，各有利弊。
为什么要进行数字文件分类？
想要让数字文档为自己所用，你需要搭建一个可以快速提取信息的系统。这听起来可能有点偏离你的舒适区（对大多数人而言，把所有文件摊平在桌面上更方便读取）但一旦这个系统搭好，你在后期就可以节约大量的时间，因为你所搭建的系统简单易用，无需多个步骤就能找信息。
如何搭建数字文件系统？
你需要正确地命名数字文件夹和笔记。为此，你需要一个简单的命名习惯。比如账单总是以客户的名字开头，项目文件总是以项目名字开头，等等。这将使我们更容易找到确切的文件。
学会使用搜索工具。在这里可以使用电脑或手机系统自带的搜索功能，也可以使用第三方功能。
避免把所有资料都堆进“下载”文件夹中。因为这个文件夹里的所有东西都按照下载时间排序，且没有备份，因此是一个非常糟糕的储存选项。正确的做法是按照需求创建各类文件，每次下载完文件后及时放到不同文件夹中。
学会删除不必要的文件。这包括你已经提取了信息所以不再需要的文件，旧版的文件（设计师慎重），重复的文件，无关的文件，等等。这些没必要保存的文件，只会影响你日后找信息的速度。
不要把电子邮箱当成储存文件的工具。电子邮箱的设计并不适合储存文件，最好的方法还是将文件下载下来，分类放进文件夹中。
不要在一个文件夹里分太多层。多次点击会使人丧失继续查找的耐心。
保持电脑桌面干净整洁，尽量只保留两到三个文件夹。如果你想要快速访问，请考虑快捷方式。
图片来自 Unsplash｜摄影 Marten Bjork
如何给文件夹命名？
在给文件夹命名时，需要尽可能直观。你需要考虑未来的你（比如一个月后的你）在寻找这些信息时，能快速找到。在命名时可以遵循以下建议：
对每个文件都使用独特的命名方法
在每个文件名中加入具体的关键词和日期
把个人文件夹和工作文件夹分开放置
个人文件夹举例：
/文件/财务
/文件/娱乐
/文件/健康
工作文件夹的分类则取决于你的职业内容。
如何在云盘中储存和管理文件？
在云盘和在电脑上储存和管理文件的大致思路是一样的。所以在创建和管理云盘的时候，要遵从你在电脑上储存资料时的做法（包括如何给文件夹命名）。
另外，在 Notion、OneNote、Evernote 这样的应用程序上，储存笔记的最佳方式又是什么呢？有几个意见供你参考：
确保你的笔记系统和数字文件系统的一致性，在这里，我推荐“PARA 法”（下文会解释）。
在笔记应用程序功能大致相当的情况下，只选择一个程序——在这里我不会讨论哪款程序更好，你只需要选择最适合自己的那一款即可。
不要把你用来存放笔记的应用程序再存放其他任何东西。不要在里面储存便签、图像、文件等。
PARA 法
PARA 法是一个组织和管理数字信息的通用方法。
这四个字母分别代表：Projects (项目), Areas (领域), Resources (资源), Archives (档案)。这四个类别代表了你在工作和生活中可能遇到的每一种信息。
项目：一系列与目标相关的任务，有一个截止日期。比如 “完成一个应用程序的模型”，“制定出游计划”，“写一篇博文”，“在会议上演讲”。
领域：一个活动范围或类别，比如 “健康”，“财务”，“职业发展”，“汽车”，“产品开发”。
资源：一个持续关注的话题或主题，比如 “习惯养成”，“音乐”，“网络营销”，“室内设计”，等等。
档案：储存的信息。在这里我强烈建议无纸化储存，比如把纸质账单、发票扫描成电子文档，这样方便查找，也可以将其储存在线上。
图片来自 Medium
总结
正确储存数字文件和笔记对提高效率至关重要。
它将在你存储、寻找、处理信息时，通过减少每次需要的上下文切换和信息重新搜索来节省时间。
译者：Michiko
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