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兢兢业业工作一年却在年终汇报时翻了车?如何脱颖而出

日期: 来源:湛庐CHEERS收集编辑:湛庐CHEERS

 

在职场中,有的人会感叹,为什么干了同样的事,自己没话说,别人却能说得天花乱坠,自己干了十分,只能说出五分,别人只干了八分,却能说出十五分呢?那就是因为你没有掌握说话的技巧,没有掌握汇报的技巧。

光说不干假把式,光干不说傻把式,既会说又会干才是真把式。毫不夸张地说,及时汇报和在合适的时机汇报,是职场必备的技能之一。

在现实生活中,你可能经常遇到这样的情况,领导对下属说,“你给我汇报一下情况”,但是下属汇报完了以后领导又总是不满意,这是为什么呢?是因为汇报不完整、不合格,缺少了必备的元素。不完整的汇报,可能是只有观点、缺乏足够的事实;也可能是只有观点没有事实。

最常见的不完整的汇报是缺乏建议。汇报不同于讲述、叙述和表达,最与众不同的地方就是要有相应的建议。所以,真正合格的汇报必须具备的元素是:有事实、有观点,且要有基于事实和观点的建议。

01

合格汇报的3大要素

汇报的主要构成有三大要素:事实、观点和建议,用时比例约为424。如果是下级向上级汇报,至少要提供两点建议,并预留时间对建议的实施进行一定的预测;更高层的汇报则要求提供落实建议的资源规划内容。

1.事实

结合开篇案例。首先,我们可以发现,菅直人在汇报的开头使用了大量的事实和数字。

到目前为止,自卫队、警察、消防、海上保安厅以及外国救援队共救出了约12000人;自卫队海陆空共有5万人投入到救援中,我们已准备好将救援人数提升到10万人;此外,从全国各地调集的2500多名警察已进入受灾地区;1100多队消防急救队也已进入现场;同时,派遣了200多个医疗小组进入受灾地。

我们说过要对事实进行筛选,但筛选并不意味着只说对自己完全有利的部分,而不利的部分绝不能说。在这段汇报中,菅直人也承认了救援工作中还存在着不足,这样显得态度非常诚恳。

2.观点

我们已指示其他电力公司以最大限度的努力来帮助这两家公司;我同意东京电力公司从明天开始在辖区内实施计划停电;这次的地震、海啸以及核电站目前的情况,是第二次世界大战后65年来我所经历的最严重的危机。

以上这些都是菅直人在演讲中表达的观点。要确定自己在汇报中表达哪些观点,首先要明确自己汇报的目的和与汇报对象的关系,观点是为目的和汇报对象服务的。

汇报的目的

有人问我,汇报应如何准备。我一定先问他,你这次汇报的目的是什么?一次合格的汇报一定要在准备前就明确目的。目的不清的汇报一定会变得很糟糕。

下级对上级的汇报,目的一般由汇报要求人提供。如果汇报要求人没有明确提出,汇报人也可以主动询问,该汇报想要达到什么目的。

汇报可能的目的有三种:

● 进行一次决策;

● 进行一次评估;

● 进行一次比较正式的讨论。

决策可能涉及事项的进行时间,可能涉及投资的方向,可能涉及工作的选择,可能涉及人员的任免,可能涉及政策的调整。决策是组织行为中最重要的行为之一,而汇报水平将严重影响组织的决策水平。

评估可能涉及对人员表现的评估,可能涉及对目前竞争态势的评估,可能涉及对眼前处境的评估,可能涉及对相关行为变化的评估等。它是组织对自身情况的一个自我诊断方法。一个组织内可以进行高水平的汇报,则一定具备较强的组织竞争力。

正式讨论不仅是信息的交换和分享,是观点的借鉴和启发,同时也是形成一致目标的途径。良好的汇报体系可以在组织中形成高水平的讨论,并持久提高企业竞争力。

与汇报对象的关系

明确了汇报的目的后,还要落实与听汇报人的关系。在职场中,关系一般有两种,分别是平等的关系(平级汇报)、不平等的关系(向上汇报)。

比如,向经理汇报本次培训的情况,就是不平等关系;向其他区域的同事汇报你负责的区域的情况,就是平等关系。

不平等关系的汇报要点有三个:

● 事实的描述要更加详细的细节;

● 看法或观点要更加明确清晰;

● 所提建议分别要有应用推测。

平等的汇报属于日常的沟通,可以不用那么严格。不过,经常锻炼汇报的能力,会让你在日后的职场中有长远的发展。因为这是一个人在职业生活中从基层到中层管理者成长过程中,最重要的但也最容易被忽视的一个实力。

3.建议

什么是建议?建议是基于汇报的事实以及得到的结论,根据逻辑提出的解决方案。所以诸如“我不希望下次再出现类似的事情”“我希望提高服务质量”“我希望改善产品的稳定性”等都不是建议,而只是你根据事实得出来的希望。建议应该具体指出改善服务质量的方法。如“我不希望下次再出现类似的事情,以后要落实岗位责任制”“我希望提高服务质量,对一线人员能不能增加一个说话的训练”“我希望改善产品的稳定性,以后要加派人手参与测试环节”,这就是具体的建议了。

那么现在你能判断在上面的汇报中,菅直人所说的哪些是建议,哪些不是建议吗?

让我们人人都具备救灾意识,与家人、朋友以及当地的民众团结在一起,共渡难关,重建一个更加美好的崭新日本。我由衷地希望所有国民能够响应我的请求。

这一句是不是建议呢?

希望工业生产和家庭开展节电工作。

这一句又是不是建议呢?

没有建议的汇报是不合格的汇报。现实生活中,上级觉得下级汇报做得差,大多是因为汇报中缺少建议。之所以要有建议,是因为通过事实和逻辑,提供的是一种解决问题的方法,是说话者思维能力的体现,是说话者价值的体现。

建议必须有具体的行为指导,不能停留在抽象的、概念性的层面。要包含具体的时间、地点、人物以及具体的事件。建议可以是指向内部的,也可以是指向外部的。

指向内部的建议比如:根据前述的事实和形成的观点,我认为应该立刻采取行动将主流产品降价,从我们现在负责的市场先开始执行。

指向外部的建议比如:根据前面陈述的情况,我认为此项目的关键在于降低原料氯化镁的成本,因此,我建议采购部李经理与供应商大华公司斡旋,务必将价格压低到1100元/吨以下。

02

会汇报的人晋升快

汇报是一种说话的高级形式,它需要你有自己独立的思想,只有拥有思想才能完成汇集材料、明确主题的步骤,否则汇报就无从谈起。所以在练习汇报的过程中,你的思想一定也会得到训练。有思想的人一般都在社会中起到重要的作用。

学好了汇报,会有以下两个预期变化。

1.拥有成熟的价值观以及独立的思想

一项对中层管理者进行的调研显示,他们最不愿意做的往往就是汇报。而对企业高层进行的调研显示,他们对中层管理者最不满意的也恰恰是汇报。

之所以会出现这种情况,是因为很多中层管理者没有基层工作的经验,他们并不清楚哪些建议是真正可行的。只有基层员工才最了解真实情况,他们提出的建议也是最具可行性的。如果基层员工在基层工作时能写好汇报,那么他们将具备扎实的上升空间。

2.组织地位明显得到巩固和提高

你每天所做的事,上级不可能全都看见,再体贴的领导也不可能随时和每位员工做一对一的沟通。所以,部下向上级汇报是建立良好上下级关系的一个重要途径。部下想把自己的一些想法付诸实施,不仅要向上级报告,而且要提出关于具体如何实施的“建议”,这样不仅会使你和上级沟通顺畅,也会让上级对你刮目相看。

通过对事实的不断积累和思考得出有说服力的观点,在此基础上给出恰当的建议,并能够对建议进行合理的预测,这样的人在组织中是很容易被提升的。

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