OmniFocus 3 距离发布到现在已经有半年多时间了，在这半年多时间里面，我用 OmniFocus 3 完成了上千个任务。在这个过程中，经过不断尝试和优化，最终找到了一套非常适合自己的工作流程。

这篇文章篇幅较长，全文总共约八千字，建议分成两次阅读。前半部分内容主要介绍一些时间管理方面的理论，后半部分内容我会结合 OmniFocus 3 分享自己的一套工作流程。

首先在开始之前，我想说的是「工具其实是次要的，想法才是关键」。有了基本的思路，无论是 OmniFocus、Todoist 还是 Things，都可以有自己的一套方式来实践。另外每个人都有一套适合自己的工作流，所以读者不必要完全按照我所写的来操作，正确的方式是从中获取一些灵感，实践并融合到自己的工作流当中。

什么是一个好的任务管理系统

首先，任务管理系统的目的是为了更好得完成任务，一切脱离这个基本条件的系统都是不可用的。如果你觉得一个最简单的 Todo List 就能很好地完成任务，那么这就是最适合你的任务管理系统。

在我看来，一个优秀的任务管理系统至少需要满足以下条件：

收集能力

在特定的情况下要知道可以做哪些事情

为什么需要至少满足这两个条件呢，或者说这两个条件对于任务管理系统来说，重要在哪里？

「收集能力」指的是这个任务系统要能够容纳（几乎）所有的内容，一个任务、一条想法、一封未读的邮件、一个笔记、一个链接、没有报销的发票等等。

如果有读过《Getting Things Done》或者了解过 GTD 理论的同学可能就知道，「收集」是整个流程中最开始的一环。如果要做的任务散乱在各处，难免会有遗忘的时候，任务没有被收集到，也就没有后面的处理流程了。

具体实践起来并不是真的需要把所有的东西都塞进任务系统里面，例如我使用 Evernote 作为剪裁和笔记的工具，很显然把每条笔记都复制一份到 OmniFocus 中很不现实，但是我会在 OmniFocus 中添加一个「定期清理 Evernote Inbox」的任务，这样就相当于把 Evernote 作为 OmniFocus 的子 Inbox，来统一进行管理。对于一些支持 URL Schema 的应用，完全可以在 OmniFocus 中建立一个链接直接指定，这样在 OmniFocus 中也可以直接打开其他应用中的内容了。

收集能力决定了要处理的内容，第二个条件则决定了一个任务系统是否是稳定可用的。具体的情境来说，你要知道早上的时候该干哪些事，工作的时候该干哪些事，无聊的时候又该干哪些事等。这样，在某一情境下，可以直接进入状态，而不是要花时间思考现在到底要做什么。

一个任务系统如果做好了这两件事情，那么就不会让你身处「感觉有很多事情要做，却不知道要做什么」的尴尬境地了。

任务管理系统的三要素

到现在为止，我还没有讲到具体工具的使用。因为工具是次要的，了解了本质的思想，使用什么工具都没有问题。纵观各种任务管理的工具：OmniFocus、Todoist、Things、org-mode，它们支持的功能也各不相同，Project、无限层级、Defer、Due、Repeat、Context、Label、Tag、Filter、Perspective 等等，有没有被这些名词给吓到？难道我们每切换一种系统都需要再重新学习一遍？

抛开这些名词，我们来分析一下一个任务系统到底是由什么组成的。在我看来，一个任务系统最本质的东西只有三个：任务、附加元素和过滤器。

任务：一个最小可执行的单元即为一个任务。这个是最好理解的，所以不做过多解释。

附加元素：作用在任务上的不同维度的限制。这句话读起来有点拗口，举个简单例子，「去 XXX 取快递（截止今天 10:00）」，其中，「截止今天 10:00」就是在时间维度上对这个任务的一个限制。同样的，「项目」、「标签」等等这些都是作用在某个任务上的附加元素。

过滤器：组合不同附加元素的过滤规则。只有附加元素并没有什么实际的作用，但是有了过滤器之后，就可以编写不同的过滤规则来过滤指定规则的任务。例如，我想知道「最近 10 天内重要的事情」，那么过滤规则可能就是「Due date < 10 and flagged」。

了解了上面三个基本的概念，那么再重新审视各种任务管理工具，就可以从一个比较宏观的角度来看待了，这也可以避免切换工具造成的重新学习成本。

这三个概念和 Hum 在《用更现代的方式做任务管理》提出的「LTF（列表、标签、过滤）」理论十分类似，并且 Hum 用了更大的篇幅来叙事这个概念，有兴趣的可以订阅这个栏目阅读。

OmniFocus 3 实践

把上面任务系统的基本三要素运用到 OmniFocus 上，任务就是一个个的单独 Todo item，附加元素就是 Todo item 所属的项目、Due Date、Defer Date、Tags、Flag、Repeat rule 等，过滤器就是透视（Perspective）。

接下来的内容我会通过 OmniFocus 3 为载体，来具体介绍如何实现一个可靠的任务管理系统，并介绍一些实际实践过的 Workflow 流程。

项目的设定

项目的设定建议使用统一的一套项目设定，例如，我的 OmniFocus 的项目和 Evernote 笔记的项目几乎是一一对应的，这样做的好处可以保证你的项目分类始终处于一个有序的状态。

如果想保证项目比较有序，分成三个层级即可：大的领域（Folder）- 子领域（Folder）- 项目（Project）。

例如，我的项目分级如下：